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Rufon

Der Power-Dialer

Datenschutzerklärung

für die Website rufon.de und die Anwendung Rufon

1. Verantwortlicher

FL-ITSERVICE – IT Systemhaus Lehmann / Nienhaus GbR
Hochstr. 17, 41334 Nettetal
Vertreten durch die Gesellschafter Moritz Lehmann und Tim Nienhaus
E-Mail: info@fl-itservice.de · Telefon: +49 (0) 2153 904100

2. Überblick: wer wofür verantwortlich ist

  • Website und Anfrageformular: Hier sind wir Verantwortlicher (Ziff. 3 bis 5).
  • Anwendung Rufon (call.rufon.de): Die Daten, die ein Unternehmen in der Anwendung verarbeitet — etwa Kontaktlisten, Gesprächsergebnisse und die Konten seiner Nutzer —, verarbeiten wir im Auftrag dieses Unternehmens nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher ist das Unternehmen, das Rufon nutzt. Welche Daten dabei verarbeitet werden, beschreiben wir in Ziff. 6 zu Ihrer Information.

3. Besuch der Website

Server-Protokolle

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Server die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Seite, die übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (soweit übermittelt) und die Browserkennung. Das ist nötig, um die Website auszuliefern, ihre Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb. Die Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht. Die Server stehen bei der Hetzner Online GmbH in Nürnberg.

Cloudflare

Zum Schutz vor Überlastungsangriffen und automatisierten Zugriffen sowie zur verschlüsselten Auslieferung leiten wir den Datenverkehr über Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Cloudflare verarbeitet dabei insbesondere Ihre IP-Adresse und Verbindungsdaten und entschlüsselt den Datenverkehr zu diesem Zweck kurzzeitig. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz der Website). Eine Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework, unter dem Cloudflare zertifiziert ist, sowie auf Standardvertragsklauseln. Muss Cloudflare eine Sicherheitsprüfung vornehmen, setzt Cloudflare dabei ein technisch notwendiges Cookie (cf_clearance), das bestätigt, dass die Prüfung bestanden wurde; es wird nach höchstens einem Jahr gelöscht. Für dieses Cookie ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl

Ihre Auswahl im Cookie-Fenster (ob Sie der Statistik nach Ziff. 5 zustimmen) speichern wir mit Datum und der Fassung des Fensters im lokalen Speicher Ihres Browsers unter dem Namen rufon-consent, damit wir sie beachten und nachweisen können. Dieser Eintrag wird nicht an uns übermittelt. Nach zwölf Monaten fragen wir Sie erneut; der Eintrag bleibt in Ihrem Browser, bis Sie ihn durch eine neue Auswahl ersetzen oder Ihre Browserdaten löschen. Diese Speicherung ist technisch notwendig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Sie können die Auswahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite ändern.

Schriften

Alle Schriften werden von unserem eigenen Server geladen; es werden keine Verbindungen zu Schriftanbietern aufgebaut.

4. Anfrageformular und Kontakt

Wenn Sie über das Formular einen Testzugang anfragen, verarbeiten wir Firma, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, die gewünschte Anzahl an Plätzen, Ihre Angaben zu Telefonanlage und Produkt sowie eine optionale Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten und einen Testzugang einzurichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Zur Abwehr von Missbrauch speichern wir zusätzlich einen aus Ihrer IP-Adresse gebildeten Kurzwert, mit dem sich wiederholte Anfragen in kurzer Zeit begrenzen lassen; die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Angaben werden auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Deutschland gespeichert. Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir sie spätestens zwölf Monate nach Eingang.

Schreiben Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns an, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO), und löschen sie, wenn das Anliegen erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

5. Statistik — nur mit Ihrer Einwilligung

Mit Ihrer Einwilligung messen wir mit Cloudflare Web Analytics von Cloudflare, Inc. (Anschrift in Ziff. 3), wie oft die Seiten unserer Website aufgerufen werden, woher die Besucher kommen und wie schnell die Seiten laden. Dazu lädt Ihr Browser erst nach Ihrer Einwilligung im Cookie-Fenster (Kategorie „Statistik“) ein Skript von Cloudflare. Es übermittelt an Cloudflare die aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite (soweit Ihr Browser sie mitteilt), Angaben zu Browser, Betriebssystem und Gerätetyp sowie Ladezeiten der Seite; technisch bedingt erhält Cloudflare dabei Ihre IP-Adresse, aus der das Land abgeleitet wird. Wir erhalten nur zusammengefasste Auswertungen (etwa Zahl der Seitenaufrufe, Herkunftsseiten, Länder, Browser, Gerätetypen und Ladezeiten), keine Angaben zu einzelnen Besuchern. Nach Angaben von Cloudflare setzt Cloudflare Web Analytics keine Cookies und speichert nichts in Ihrem Browser.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; für das Laden des Skripts und das Auslesen der Angaben aus Ihrem Browser § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Einwilligung wird das Skript nicht geladen, und es werden keine Daten an Cloudflare Web Analytics übermittelt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Eine Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework, unter dem Cloudflare zertifiziert ist, sowie auf Standardvertragsklauseln.

6. Anwendung Rufon (call.rufon.de)

Die folgenden Angaben dienen Ihrer Information als Nutzer. Verantwortlicher ist das Unternehmen, für das Sie Rufon nutzen (Ziff. 2).

  • Konto: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Durchwahl, Passwort (nur als Hash, nicht im Klartext), bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung das zugehörige Geheimnis (verschlüsselt).
  • Anmeldeprotokoll: E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Browserkennung und Zeitpunkt jeder Anmeldung; Löschung nach 90 Tagen.
  • Sitzung: Ein Sitzungsschlüssel im Sitzungsspeicher des Browsers und eine zufällige Gerätekennung im lokalen Speicher, damit je Zugang nur ein Gerät angemeldet ist; Sitzungen verlieren spätestens nach 30 Tagen ihre Gültigkeit. Außerdem speichert der Browser Anzeigeeinstellungen (etwa das gewählte Erscheinungsbild). Diese Speicherungen sind technisch notwendig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
  • Arbeit im Dienst: Rufon dient der Organisation, Durchführung und Auswertung der telefonischen Kundengewinnung und des Vertriebs Ihres Unternehmens. Verarbeitet werden Kontakt- und Vertriebsdaten der angerufenen Personen (Kontaktdaten, Zeitpunkt und Dauer von Anrufen, Notizen, Status, Ergebnisse, Wiedervorlagen, Termine, Beträge und deren Verlauf — insbesondere der Vertriebsstand in der Pipeline mit Phase, Betrag, Grund bei Verlust, Notiz und Verlauf) sowie Ihre Nutzungs-, Leistungs- und Aktivitätsdaten im Dienst (z. B. Anrufe, Termine, Abschlüsse, Zuständigkeiten), insbesondere Tätigkeitskennzahlen je Nutzer (Anrufe, Termine, Punkte) für die unternehmensinterne Bestenliste, die alle Nutzer des Unternehmens sehen, und Abschlüsse (gewonnen/verloren, Betrag), dazu Inhalte, die Sie anlegen (etwa Gesprächsleitfäden). In der Pipeline wird außerdem gespeichert, wer für einen Kontakt zuständig ist und wer ihn wann in eine andere Phase verschoben hat. Administratoren können die Auswertung je Mitarbeiter in der Pipeline in den Einstellungen ein- und ausschalten; voreingestellt ist sie aus. Ausgeschaltet zeigt die Pipeline abgeschlossene Karten anderer Nutzer ohne Namen, auch im Verlauf; gespeichert bleibt die Zuordnung trotzdem. Für die Bestenliste können Administratoren „Namen in der Bestenliste zeigen“ ein- und ausschalten; voreingestellt ist es an. Ausgeschaltet sieht jeder Nutzer seine eigene Zeile wie bisher und alle anderen nur mit ihrem Platz und ihren Zahlen, ohne Namen und ohne E-Mail-Adresse; der direkte Vergleich ist dann aus, erfasst und gezählt wird weiter dasselbe. In kleinen Unternehmen lassen sich Platz und Zahlen trotzdem einer Person zuordnen. Jedes Umschalten beider Einstellungen wird mit Zeitpunkt und Person protokolliert. Eine neue Auswertung je Person wird vorher angekündigt und ist voreingestellt aus. Gespräche werden nicht aufgezeichnet.
  • Protokolle und Rückmeldungen: Gespeichert werden Zustimmungen zu Vertragsbedingungen (Fassung, Prüfsumme, Zeitpunkt, IP-Adresse), Änderungen an Nutzern, Einstellungen und der Sperrliste sowie Suchen im Auskunftswerkzeug (wer, was, wann). Senden Sie uns im Dienst eine Rückmeldung, speichern wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Text, die Seite und die Browserkennung.
  • Neue Funktionen: Kommen Funktionen hinzu, die nur die hier genannten Arten von Daten zu den hier genannten Zwecken verarbeiten, teilen wir sie im Dienst oder in Textform mit (etwa unter „Neu in Rufon“). Andere Arten von Daten (etwa Gesprächsaufnahmen oder Standortdaten) oder andere Zwecke (etwa eine Auswertung von Gesprächen durch künstliche Intelligenz) setzen eine neue Fassung dieser Erklärung voraus.
  • E-Mails von Rufon: Alle E-Mails der Anwendung versenden wir über Sendinblue SAS (Brevo), 9–17 rue Salneuve, 75017 Paris, Frankreich: den Link zum Zurücksetzen Ihres Passworts, wenn Sie ihn anfordern; die Einladung mit dem Link zum Festlegen Ihres Passworts, wenn für Sie ein Zugang eingerichtet wird; und, wenn wir als Betreiber einen Nutzer in Ihr Unternehmen einladen, einen Hinweis darauf an dessen Administratoren. Verarbeitet werden E-Mail-Adresse und Vorname des Empfängers, der einmalige Link (nicht im Hinweis), im Hinweis E-Mail-Adresse und Rolle des eingeladenen Nutzers und der Name des Unternehmens, sowie das Zustellprotokoll. Der Versand erfolgt aus der Europäischen Union; für Betreuung und Wartung kann Brevo Unterauftragsverarbeiter in den USA und Indien auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von Standardvertragsklauseln einsetzen.
  • Anbindung einer 3CX-Telefonanlage: Hat Ihr Unternehmen eine 3CX-Anlage angebunden, übermittelt Rufon zum Wählen und Auflegen Rufnummer und Durchwahl an diese Anlage und liest den Anmeldestatus Ihrer Nebenstelle.

Die Anwendung läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH in Nürnberg und wird über Cloudflare ausgeliefert (Ziff. 3).

7. Empfänger

Wir geben personenbezogene Daten nur an die in dieser Erklärung genannten Dienstleister weiter, die für uns bzw. im Auftrag unserer Kunden tätig sind (Hetzner Online GmbH, Cloudflare, Inc., Sendinblue SAS); für die Statistik nach Ziff. 5 erhält Cloudflare Daten nur mit Ihrer Einwilligung. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Für Daten in der Anwendung Rufon wenden Sie sich bitte an das Unternehmen, das Rufon nutzt; wir leiten Anfragen, die uns erreichen, an dieses weiter.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.

9. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen

Die Nutzung der Website ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Für eine Anfrage und für die Nutzung der Anwendung sind die jeweils abgefragten Angaben erforderlich; ohne sie können wir die Anfrage nicht bearbeiten bzw. keinen Zugang bereitstellen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Version 4.3 · Stand: 17.10.2026
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